Perkuliahan diselenggarakan di kampus STBA Pertiwi sesuai dengan Jadwal Kuliah dan Kalender Akademik semester berjalan. Mahasiswa hanya boleh belajar dengan mata kuliah yang telah direncanakan dalam bentuk FRS yang telah disetujui oleh Penasehat Akademik.Mahasiswa belajar sesuai dengan waktu yang dipilih waktu mendaftar. Namun demikian, mahasiswa dapat pindah waktu (misal, dari pagi ke sore) dengan mengajukan permohonan tertulis dan mendapatkan persetujuan Ka BAA.

Masa Studi

Masa studi Program Diploma 3 ditempuh dalam waktu antara tiga tahun (6 semester) sampai dengan lima tahun (10 semester), dan dapat diperpanjang maksimal sampai dengan enam tahun (12 semester) termasuk (jika ada) cuti akademik yang sah dari Ketua STBA Pertiwi. Pada akhir semester ke-12 , mahasiswa harus sudah menyelesaikan seluruh kebulatan studinya 118 sks. Masa studi Program S1 ditempuh dalam waktu antara empat tahun (8 semester) sampai dengan enam tahun (12 semester), dan dapat diperpanjang maksimal sampai dengan tujuh tahun (14 semester) termasuk (jika ada) cuti akademik yang sah dari Ketua STBA Pertiwi. Pada akhir semester ke-14 , mahasiswa harus sudah menyelesaikan seluruh kebulatan studinya 150/148 sks .

Drop Out

Mahasiswa dianggap drop out apabila:

1. Indek Prestasi Kumulatif mahasiswa tidak mencapai
2. Tidak mendaftar ulang selama dua semester berturut-turut kecuali cuti akademik.
3. Belum menyelesaikan kebulatan studinya sampai dengan batas masa studi maksimal.
4. Dikeluarkan karena melanggar peraturan dan tata tertib Yang berlaku pada Sekolah Tinggi Bahasa Asing Pertiwi.

Tata Tertib Akademik

Mahasiswa Sekolah Tinggi Bahasa Asing Pertiwi wajib mematuhi seluruh peraturan yang berlaku di Sekolah Tinggi Bahasa Asing Pertiwi sebagai berikut:

1. Bertaqwa Kepada Tuhan Yang Maha Esa.
2. Berlandasan Kepada Undang – undang Dasar 1945 dan Pancasila sebagai warga negara.
3. Menjaga dan menjunjung tinggi nama baik Almamater Kampus Pertiwi.
4. Mematuhi semua peraturan/ketentuan yang berkaitan dengan administrasi akademik dan administrasi keuangan di Sekolah Tinggi Bahasa Asing Pertiwi.
5. Turut serta memelihara sarana dan prasarana, kebersihan, ketertiban dan keamanan dilingkungan Kampus STBA Pertiwi.
6. Mentaati tata tertib mahasiswa sebagai berikut :

• Menghormati Pimpinan, Dosen, Staff, serta seluruh civitas akademika
• Berpakaian rapi, sopan yang sesuai dengan Budaya Bangsa Indonesia.
• Tidak berpakaian robek atau yang sengaja dirobek/ditambal-tambal.
• Tidak berpakaian yang seronok.
• Dilarang menggunakan sandal dilingkungan kampus, kecuali dilingkungan mushola.
• Dilarang merusak, mencoret – coret kursi, meja, dinding, pintu, jendela serta sarana prasarana kampus
• Dilarang membuang sisa permen karet, kertas tissu serta sampah lainnya tidak pada tempatnya.
• Dilarang berbuat onar, berkelahi sesama teman maupun dengan pihak lain di lingkungan kampus.
• Dilarang merokok didalam gedung / kampus
• Dilarang membawa, memperdagangkan atau menggunakan narkotika, obat terlarang atau barang terlarang lainnya.
• Dilarang meminum – minuman keras dan mabuk dilingkungan kampus.
• Dilarang bermalam / menginap dikampus dengan alasan apapun setelah jam kuliah usai.
• Dilarang mengambil barang – barang milik akademi
• Dilarang duduk-duduk di tangga pintu masuk dan ditempat yang mengganggu kenyamanan umum.
• Dilarang membawa senjata, benda tajam yang membahayakan orang lain dilingkungan kampus. Khusus mahasiswa pria hanya diperbolehkan berambut panjang maksimal sebatas kerah baju.

1. Mahasiswa yang berhak mengikuti kuliah adalah mahasiswa yang terdaftar secara resmi melalui daftar ulang pada setiap awal semester sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
2. Mentaati semua peraturan yang berlaku di Kampus STBA Pertiwi.
3. Bersedia menerima sanksi akademis yang diberikan sesuai dengan peraturan yang berlaku apabila terbukti melanggar peraturan berupa: Teguran lisan; Teguran tertulis; Dinonaktifkan sebagai mahasiswa. Dikeluarkan sebagai mahasiswa STBA Pertiwi, atau Diserahkan kepada pihak yang berwajib.

Tata tertib perkuliahan bagi mahasiswa Kampus Pertiwi adalah

sebagai berikut:

1. Mahasiswa harus sudah masuk kelas 5 menit sebelum perkuliahan dimlai.
2. Mahasiswa duduk dengan tertib di kursi masing-masing.
3. Mahasiswa harus sudah mempersiapan diri, buku-buku wajib dan buku catatan yang diperlukan sebelum perkuliahan dimulai.
4. Memberi salam kepada dosen yang akan memberi kuliah dengan sikap sopan dan santun.
5. Mahasiswa harus minta ijin apabila ingin keluar ruangan, dilarang keluar masuk maksimal hanya diperkenankan satu kali keluar dalam perkuliahan tersebut.
6. Mahasiswa harus mengerjakan semua tugas-tugas yang diberikan oleh dosen.
7. Dilarang makan dan minum di dalam kelas
8. Mahasiswa wajib hadir minimal 75% dari total kehadiran dari setiap mata kuliah yang diikutinya; kehadiran kurang dari 75% dapat berakibat tidak diperkenankan mengikuti ujian akhir.
9. Mahasiswa yang berhalangan hadir harus memberikan alasan yang tepat disertai data pendukungnya kepada ketua jurusan/dosen yang bersangkutan.
10. Apabila dosen belum hadir pada waktunya maka ketua kelas atau yang mewakili wajib melaporkan ke sekretariat dan menunggu selama tiga puluh menit.
11. Perkuliahan ditiadakan apabila: Libur resmi/Nasional, Libur Akademi, Ruangan dipergunakan untuk keperluan ujian, seminar, rapat atau keperluan akademik lainnya.
12. Dilarang keluar kelas sebelum perkuliahan selesai.
13. Mahasiswa wajib mengingatkan dosen apabila materi yang diajarkan tidak sesuai dengan Satuan Acara Pengajaran, dan turut mengetahui dengan menandatangani dan menulis nama dan NIM pada teaching report yang dibuat oleh dosen.

Setiap mahasiswa wajib mematuhi peraturan dan tata tertib ujian sebagai berikut:

1. Peserta ujian harus mengenakan jaket almamater.
2. Peserta ujian yang datang terlambat, tidak diberi perpanjangan waktu.
3. Pengawas ujian dapat menolak peserta ujian yang datang terlambat lebih dari tiga puluh menit atau setelah ada peserta lain yang meninggalkan ruang ujian.
4. Peserta ujian tidak dibenarkan memasuki ruang ujian sebelum diizinkan oleh pengawas.
5. Peserta ujian wajib membawa Kartu Peserta Ujian saat mengikuti ujian.
6. Peserta ujian yang tidak membawa kartu peserta ujian tidak diizinkan memasuki ruang ujian.
7. Peserta ujian yang kartu ujiannya hilang atau tertinggal wajib melapor kepada Ketua Panitia Ujian, atau petugas yang ditunjuk.
8. Setiap peserta ujian harus membawa perlengkapan ujian masing-masing (pensil 2B, pulpen, penghapus, penggaris, dll)
9. Setiap peserta ujian yang telah memasuki ruang ujian tidak dibenarkan meninggalkan ruang ujian kecuali atas izin pengawas ujian.
10. Setiap peserta ujian wajib mengisi dan menandatangani daftar hadir.

• Mahasiswa mengajukan permohonan cuti akademik kepada Ketua STBA Pertiwi melalui Kepala BAA dengan tembusan kepada Ketua Jurusan dan PA, dengan melampirkan:

1. Foto kopi KHS semester 1 sampai dengan akhir
2. Bukti pembayaran cuti akademik dari bank yang ditentukan

• Surat permohonan cuti akademik harus diajukan satu bulan sebelum perkuliahan semester baru dimulai. Batas akhir pengajuan permohonan cuti akademik bersamaan dengan masa pengisian FRS.
• Permohonan cuti akademik setelah batas waktu tersebut tidak akan dilayani
• Jika permohonan cuti akademik yang disetujui, mahasiswa yang bersangkutan akan diberi Surat Persetujuan Cuti Akademik.

Pelaksanaan Cuti Akademik

• Mahasiswa cuti akademik tetap diwajibkan melakukan registrasi tiap semester.
• Cuti akademik hanya diizinkan paling lama 4 (empat) semester selama masa pendidikan dengan syarat :

1. Masa cuti akademik sekurang-kurangnya 1 (satu) semester
2. Tidak boleh mengambil cuti akademik lebi dari (dua) semester berurutan.
3. Cuti akademik yang diambil secara berurutan selama 2 (dua) semester tidak harus dijalankan penuh.

Aktif Kuliah Kembali

Mahasiswa yang ingin aktif kembali sesudah menjalani cuti akademik atau sesudah non aktif pada semester-semester berikutnya, diharuskan mengikuti prosedur sebagai berikut:

• Mahasiswa harus mengajukan permohonan langsung Puket I melalui BAA dengan melampirkan surat persetujuan cuti akademik;
• Melakukan regristrasi dan kewajiban administrasi lainnya.
• Permohonan aktif kembali harus diajukan melalui BAA selambat-lambatnya pada masa registrasi semester/daftar ulang.

Non-aktif Dari Kegiatan Akademik

Seorang mahasiswa dinyatakan Non-aktif dari kegiatan akademik apabila:

1. Meninggal dunia;
2. Tidak berstatus mahasiswa (berhenti);
3. Karena melanggar persyaratan dan atau tidak memenuhi kewajiban yang ditetapkan oleh Pimpinan STBA Pertiwi;
4. Diberhentikan sebagai mahasiswa karena selama 2 tahun (dua) semester atau lebih secara berturut-turut: Tidak mendaftar ulang, tidak mengikuti kuliah, dan tidak melakukan kegiatan akademik lainnya.
5. Melakukan pendaftaran ulang dan mengikuti kuliah tetapi tidak melaksanakan kegiatan akademik lainnya.
6. Melakukan pendaftaran ulang tetapi tidak melakukan kegiatan akademik lainnya.
7. Mendapatkan cuti akademik dari STBA Pertiwi atas permohonan mahasiswa yang bersangkutan dengan alasan yang dapat dipertanggung jawabkan..

Mahasiswa pindahan adalah mahasiswa dari perguruan tinggi lain ke STBA Pertiwi. Kepindahan mahasiswa tersebut harus memenuhi beberapa prasyarat sebagai berikut:

1. Memiliki Nomor Induk Mahasiswa (NIM) dari perguruan tinggi asal;
2. Memiliki Transkrip Akademik yang memenuhi syarat yaitu; Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) 2.00;
3. Tidak dikeluarkan dari PTS asal, baik alasan akademik maupun non-akademik ditandai dengan surat keterangan pindah dari PTS asal dan atau dari Koordinator Kopertis di mana PTS asal berada. Kalau PTS di bawah Koordinator Kopertis Wilayah III tidak perlu surat keterangan dari kopertis cukup dari PTS asal.
4. PTS asal harus berstatus sama dengan STBA Pertiwi;
5. Prosedur perpindahan sebagai berikut :

• Calon mahasiswa pindahan yang memenuhi kriteria harus mengajukan surat permohonan pindah Kepada Ketua STBA Pertiwi.
• Pengajuan surat permohonan selambat-lambatnya 2 (dua) bulan sebelum permulaan tahun akademis.

1. Konversi mata kuliah antara PTS asal dan STBA harus mendapat persetujuan Puket I STBA Pertiwi.
2. Konversi mata kuliah yang diakui adalah mata kuliah yang sama sedangkan bobotnya harus disesuaikan dengan yang berlaku di STBA Pertiwi, nilai D dianggap tidak lulus dan oleh sebab itu tidak dapat dikonversi.
3. Persyaratan adminitrasi sama dengan mahasiswa baru ditambah dengan biaya konversi, akan ditentukan dengan SK. Ketua STBA Pertiwi.

Mahasiswa pindah jenjang pendidikan adalah mahasiswa STBA Pertiwi yang pindah dari satu jenjang ke jenjang yang lain, misal: mahasiswa D3 Bahasa Inggris yang pindah ke jenjang S1 Sastra Inggris dan atau sebaliknya. Untuk prosedur pelaksanaannya adalah sebagai berikut:

1. Mahasiswa berkonsultasi dengan Penasihat Akademik mengenai rencana dan alasan kepindahannya.
2. Setelah berkonsultasi dan mendapat ijin untuk pindah jenjang pendidikan maka mahasiswa membuat surat keterangan resmi yang berisikan identitas lengkap mahasiswa, nama Penasihat Akademik (mengutarakan persetujuan dari Penasihat Akademik), dan alasan kepindahan jenjang tersebut.
3. Surat Keterangan Resmi Pindah Jenjang tersebut harus ditandatangani oleh Puket I Bidang Akademik atau Ketua Jurusan.
4. Setelah Surat Keterangan Resmi Pindah Jurusan tersebut ditandatangani oleh Puket I Bidang Akademik atau Ketua Jurusan, selanjutnya mahasiswa menyerahkannya pada departemen BAAK untuk diproses.
5. Mahasiswa menunggu surat tersebut diproses untuk selanjutnya akan diberi tahu oleh pihak BAAK jika urusan birokrasi sudah selesai.

Tugas akhir mahasiswa adalah menulis Paper (Diploma 3) atau Thesis (Strata 1) dengan menggunakan bahasa Inggris.Penulisan Tugas akhir ini dapat dimulai setelah mahasiswa memenuhi syarat tertentu sesuai dengan buku panduan penulisan tugas akhir serta dikenakan biaya administrasi bimbingan. Lama penulisan tugas akhir ini selama 1 (satu) semester, dan apabila tidak selesai pada semester tersebut maka mahasiswa dikenakan biaya administrasi bimbingan yang baru. Batas waktu penulisan tugas akhir ini adalah pada akhir semester maksimum. Selanjutnya tata cara penulisan tugas akhir dapat dilihat pada buku pedoman penulisan tugas akhir sesuai dengan program studi masing-masing dan tugas akhir jika ada perbaikan setelah ujian skripsi/sidang maksimum satu bulan.